Geschäftsreisekosten sind abzugsfähig. Sie beinhalten die Transportkosten (Kilometer, Zug- oder Flugtickets, Taxi-Rechnungen), zusätzliche Lebensmittel, die in Form von Tagessätzen und Übernachtungen erforderlich sind.
Tipp
Bei der Bewertung des Aufwandes als Reisekosten kann jedoch nur die Differenz zwischen den steuerfreien Zahlungen des Arbeitgebers und den festgelegten Sätzen geltend gemacht werden.
Zulagekilometer
Die offizielle Autokilometerzahl (Amtliches Kilometergeld in Österreich 2019) beträgt 0,42 Euro pro Kilometer.
Alle Ausgaben werden durch Kilometerkosten abgedeckt, wie Abschreibungsabzug (Abschreibung), Treibstoff, Betriebskosten für Wartung und Reparatur, zusätzliche Ausrüstung, Steuern und Gebühren, Finanzierungskosten, alle Arten von Versicherungen, Mitgliedsbeiträge in Kraftfahrzeugclubs, Autobahnvignetten, Parken und Mautgebühren usw. Die Abschreibung kann maximal für max. 30.000 Kilometer pro Jahr beansprucht werden.
Um die Kilometeränderung für die Mitarbeiterbewertung abzuziehen, müssen Sie ein Journal/Fahrtenbuch führen, das Folgendes enthält:
- Spezifikation eines Gebrauchtwagens
- Datum der Reise
- Abfahrts- und Ankunftszeit
- Anzahl der gefahrenen Kilometer
- Startpunkt und Reiseziel
- Route
- Zweck der Reise
- Unterschrift Geschäftsreisender
- Tagesgeld
Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein:
- Reisedauer: mehr als 3 Stunden
- Entfernung: mehr als 25 Kilometer und
- es sollte kein neues Aktivitätszentrum geben.
Ein neues Aktivitätszentrum ist, wenn Sie regelmäßig oder wiederholt längere Zeit an einem anderen Ort arbeiten oder während Sie in einem Gebiet, auf aufeinanderfolgenden Strecken oder in einem Streckennetz fahren (z. B. Straßenverkehr auf Autobahnen) und derselbe Abschnitt oder Arbeit für Zustellpersonal mit festen Routen).
Wenn Sie über längere Zeit ununterbrochen oder regelmäßig (z. B. einmal pro Woche) an einem neuen Ort arbeiten, können nur die ersten 5 Tage für Steuerzwecke beansprucht werden.
Wenn das Zeitintervall für ein anderes Ziel an diesem Ort 6 Monate beträgt, sind die ersten 5 Tage abzugsfähig.
Wenn Sie sich unregelmäßig an einem neuen Ort befinden, werden die ersten 15 Tage eines Kalenderjahres aus steuerlichen Gründen wie eine Geschäftsreise behandelt.
Als Steuerabzug können nicht mehr als 26,40 Euro oder 2,20 Euro für die angefangene Stunde einer Geschäftsreise pro Tag geltend gemacht werden.
Wenn das Mittag- oder Abendessen kostenfrei zur Verfügung gestellt wird, beträgt der Abzug von der Tagespauschale 13,20 € für jede bezahlte Mahlzeit.
Übernachtung in Deutschland
Bei einem Aufenthalt in Deutschland können die tatsächlichen Kosten für eine Übernachtung mit Frühstück mit einem Pauschalpreis von 15 Euro angegeben werden. Übernachtungen müssen immer durch den Namen der Unterkunft bestätigt werden.
Wenn es keinen Schlafplatz gibt (zum Beispiel eine Schlafkabine für Lastwagenfahrer), können entweder die tatsächlichen Kosten (Frühstück, Nutzung des Bades auf Autobahnen) oder ein fester Preis von 4,40 Euro pro Person und Nacht abgezogen werden.
Tagegelder im Ausland
Die täglichen Auslandszulagen basieren auf den maximalen Reisekostenpauschalen für Bundesangestellte und variieren von Land zu Land.
Tagespreise und Übernachtungen im Ausland – ohne KV-Regelung
Das volle Tagegeld ist 24 Stunden gültig.
Wenn Mittag- und Abendessen kostenlos sind, können Sie nur ein Drittel des Tagesgeldes erhalten. Wenn Sie nur eine Mahlzeit erhalten, sinkt die tägliche Zulage im Ausland nicht.
Wenn ein neues Aktivitätszentrum im Ausland in 5 Tagen (kontinuierlich) oder 15 Tagen (unregelmäßig wiederholt) erstellt wird (siehe auch Tagesgeld in Deutschland), können zusätzliche Kosten für die berufliche Ernährung entstehen. In diesem Fall kann die Differenz zwischen dem Inlandstarif und dem höheren Tagessatz im Ausland als einkommensabhängiger Aufwand abgezogen werden.
Beispiel
Mitarbeiter fahren für 2 Wochen für ein weiteres Studium in Deutschland. Während der ersten 5 Tage können Tageszulagen von 35,3 € pro Tag (pro Tag für Deutschland) berechnet werden. Ab dem sechsten Tag wird ein neues Aktivitätszentrum geschaffen. Daher werden in den restlichen Tagen nur 8,90 Euro berücksichtigt: 35,3 (Set Deutschland) minus 26,40 (Set Österreich) = 8,90.
Übernachtung im Ausland
Bei Übernachtungen in Übersee können die tatsächlichen Übernachtungskosten einschließlich Frühstück oder die höchsten Auslandszulagen für Bedienstete des Bundes berücksichtigt werden.
Tag- und Nachttarife im Ausland – ohne KV-Regelung
Wenn es keine Übernachtungsmöglichkeit gibt (zum Beispiel eine Schlafkabine für LKW-Fahrer), werden entweder die tatsächlichen Kosten (Frühstück, Benutzung des Bades auf Autobahnen) oder ein Festpreis von 5,85 Euro pro Nacht berechnet.
Reisekosten
Die Reisekosten können wie folgt strukturiert werden:
- Transportkosten (Auto, Taxi, öffentliche Verkehrsmittel, Fahrrad usw.)
- Essen
- Nächtigungsaufwand
- Nebenkosten
Hinweis: Bei gemischten (Geschäfts- und Privatreisen) ist ein anteiliger Kostenabzug möglich, wenn klar getrennte Reiseabschnitte vorhanden sind (z. B. fünf Tage ausschließlich für Geschäftsreisen, dann noch fünf freie Tage).
Reisekosten zwischen Zuhause und Büro
Alle Reisekosten, sind unabhängig davon, ob es eine „Reise“ oder „eine andere Reise“ gibt.
Die tatsächlichen Transportkosten werden immer angegeben (z. B. ein Zug- oder Flugticket, ein Taxiflug).
Bei Verwendung eines Dienstwagens sind diese abzüglich der Reisekosten, da diese automatisch aus dem Abzug der Abschreibung (oder Abzug der Leasingkosten) und sonstigen betrieblichen Aufwendungen (Haftpflichtversicherung oder -versicherung, Kfz-Versicherungssteuer, Wartung und etwaige Reparaturen) entstehen.
Tipp: Wenn von Zeit zu Zeit ein privates Fahrzeug (= weniger als 50 Prozent) für Fahrten innerhalb eines Unternehmens genutzt wird, kann der offizielle Kilometerstand von derzeit 0,42 EUR pro Kilometer auch als Betriebsaufwand abgezogen werden.
Extra Mahlzeiten, Nachtkosten
Die Reise ist in der Regel mit zusätzlichen Kosten verbunden. Neben den Transportkosten fallen insbesondere Aufwendungen für Verpflegung und Unterkunft an. Folglich können diese reisebezogenen Zusatzmahlzeiten durch einmalige Zahlungen, einmalige Aufwendungen aufgrund einer einmaligen Zahlung oder alternativ in Höhe des Betriebsaufwands in Anspruch genommen werden (§ 4 Abs. 5 in Verbindung mit § 26 Abs. 4 EStG).
Für die Genehmigung der täglichen Ernährung reicht die Reise nicht aus geschäftlichen Gründen aus, es muss eine „Reise“ im steuerlichen Sinne geben. Eine solche „Reise“ tritt auf, wenn Sie sich mindestens 25 km vom Zentrum Ihrer normalen Tätigkeit (Arbeitsplatz) entfernt befinden, um betriebliche oder berufliche Angelegenheiten (z. B. Teilnahme an Vertragsverhandlungen, Kundengewinnung) durchzuführen.
Selbst wenn Sie auf einer Geschäftsreise keinen Erfolg hatten, hat dies keinen Einfluss auf Ihre Forderung (z. B. kehrt ein selbständiger Außendienstmitarbeiter mit leeren Auftragsbüchern nach Hause zurück).
Alle Fahrten innerhalb Ihres Betriebsgeländes werden nicht besteuert. Zum Beispiel reicht es nicht aus, an einem Tag mehr als 25 km zu fahren, aber kein einziger Punkt ist mehr als 25 km vom Unternehmen entfernt. Das Überschreiten einer Region oder nationaler Grenzen ist ebenfalls unerheblich.
Reisen eines in der Bundeshauptstadt lebenden Wiener Selbstständigen oder Unternehmers gelten daher nicht als Reisen! Folglich kann in diesem Fall kein Tagegeld gezahlt werden. Die Kosten, die mit der visuellen Betriebsfahrt verbunden sind, sind jedoch immer Betriebskosten.
Tägliche Diäten stehen nicht zur Verfügung, auch wenn Sie sich länger als fünf Tage ununterbrochen oder mehr als 15 Mal pro Jahr am selben Ort aufhalten, da dieser Ort zum „Zentrum der Aktivität“ wird.
Für Inlandsreisen wird ein maximales Tagegeld von 26,40 € gewährt. Dieser Betrag wird für 24 Stunden berechnet. Wenn die Fahrt länger als drei Stunden dauert, können Sie für jede angefangene Stunde 1/12 (also 2,20 Euro) erwarten. Wenn die Reise mehr als 11 Stunden dauert, erhalten Sie bereits eine volle Diät von 26,40 Euro.
Für eine Übernachtung stellt EStG eine Pauschale von 15 Euro für eine Übernachtung (inklusive Frühstück) zur Verfügung. Normalerweise reicht diese Menge nicht aus. Anstelle eines Pauschalbetrags können Sie immer die tatsächlichen Kosten der Nacht (einschließlich Frühstück) erfragen.
Jeder, der im Ausland geschäftlich oder beruflich tätig ist, kann die maximalen Beträge, bei der Regierungsangestellte, als Tag- und Nachtleistung geltend machen. Einzelheiten finden sich in BGB1 II Nr. 434/2001, der Verordnung, die Tages- und Tagegeld für Reisen von Bundesbediensteten ins Ausland festlegt.
Eine aktuelle Liste der Tages- und Tagesreisegenehmigungen finden Sie im Anhang der Lohnsteuerrichtlinien.
Wie bei der Inlandsreise können Sie die Hotelunterbringung pro Tag (inklusive Frühstück) berechnen und nicht pro Nacht, was natürlich eine Gutschrift erfordert.
Nebenkosten
Während der Reise fallen viele zusätzliche Kosten an, wie Telefongebühren, öffentliche Verkehrsmittel, Gepäckversicherung, Trinkgeld, die steuerlich abgezogen werden können.
Geschäftsreise auf einen Blick
Jeder, der im Auftrag seines Chefs reist, kann die entstandenen Kosten erstatten lassen, wenn dies in Tarifverträgen oder Arbeitsverträgen geregelt ist.
Allgemeine Informationen zur Reise
Wenn ein Arbeitnehmer im Auftrag des Arbeitgebers zur Arbeit kommt, entstehen ihm in der Regel zusätzliche Kosten (z. B. für Mittagessen, Benzin, Unterkunft usw.).
In den meisten Fällen schließen Tarifverträge und Arbeitsverträge Vereinbarungen über die Erstattung von Reisekosten ab. In diesen Fällen können Mittagessen, Abendessen, Übernachtung usw. oder andere Reisekosten (Zugfahrkarte, Kilometerzahl usw.) erstattet werden.
Diese Vereinbarungen legen normalerweise eine Pauschale fest (z. B. einen Aufpreis pro Tag, einen Aufpreis pro Nacht), um alle Kosten zu decken. Manchmal stimmen die Stellen auch zu, in einer solchen Höhe zu bezahlen, dass damit auch die Transportkosten gesenkt werden.
Liegen keine derartigen Vereinbarungen vor, hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Erstattung der tatsächlichen Reisekosten, jedoch nur in dem Umfang, in dem sie als notwendig und nützlich erachtet werden. Eine solche Regulierung verursacht jedoch häufig Schwierigkeiten (Wie können tatsächliche Kosten nachgewiesen werden, waren diese Kosten überhaupt erforderlich?).
Wenn ein Tarifvertrag für ein Arbeitsverhältnis gelten soll, sollten Sie sich zumindest an diese Meinung halten. Dazu gehören die Begriffe „Reisekosten und Transportkosten, Abfertigungsbeihilfe, Landbeihilfe usw.“. Häufig sehen solche Vereinbarungen Reisegeld vor.
Leasinggesellschaften
Wenn Ihr Arbeitgeber eine Leasinggesellschaft ist und diese Firma Ihnen eine andere Firma für eine Unternehmung anvertraut, sollten Sie berücksichtigen, dass die Verlagerung in ein weit entferntes Land für Unternehmen normalerweise nicht unter die Bedingungen von Geschäftsreisen fällt. Die „Geschäftsreise“ besteht hier darin, den normalen Arbeitspfad vom Wohnort des Arbeitnehmers zum dauerhaften oder laufenden Arbeitsplatz des Arbeitnehmers zurückzubringen. Der Ersatz der erhaltenen Reisekosten erfolgt nur in Ausnahmefällen. In diesem Zusammenhang ist es ratsam, in solchen Fällen eine schriftliche Vereinbarung über die Reisekosten abzuschließen. Eine solche Vereinbarung kann auch in der Übermittlungsmitteilung angegeben werden, für die Sie eine rechtliche Anforderung haben.
Tipp
Stellen Sie sicher, dass Sie auch mit den Vergütungen (Diät, Kilometerstand) einverstanden sind, und bewahren Sie sie schriftlich auf.
Auslandsvertretungen
In Tarifverträgen, Arbeitsverträgen usw. enthaltene Reisekosten beziehen sich oft nur auf interne Dienstreisen.
Wenn Sie also vor Beginn Ihrer Überseereise noch keine gesonderte Vereinbarung getroffen haben, können Sie nur die tatsächlichen Kosten in Rechnung stellen, wenn dies erforderlich und sinnvoll ist.
Tipp
Da diese Regel sehr vage ist, müssen Sie vor der Reise alles mit Ihrem Arbeitgeber abstimmen, um eine Erstattung zu ermöglichen.
ACHTUNG!
Aufgrund des aktuellen Tarifvertrags können Abweichungen von den Normalsätzen bestehen.
Wird die Reisezeit bezahlt?
Wenn Sie im Auftrag eines Unternehmens reisen, müssen sie auch Ihre Reisezeit bezahlen. Die Bezahlung kann jedoch je nach Tarif- oder Arbeitsvertrag variieren. Ihr Unternehmen hat möglicherweise auch eine Betriebsvereinbarung. Wenn es keine Regeln gibt, erhalten Sie trotzdem die vollständige Zahlung.
Aktive und passive Reisezeit
Manchmal wird zwischen aktiver und passiver Fahrzeit unterschieden: „Aktive Reisezeit“ bedeutet, dass Sie auf Reisen sehr gefragt sind, zum Beispiel weil Sie während der Fahrt mit dem Auto fahren oder mit dem Laptop arbeiten. Für eine aktive Reise wird immer eine volle Gebühr erhoben. Als „passive Reisezeit“ wird beispielsweise die Fahrt in einem Schlafwagen verwendet. Passive Reisezeit kann auch weniger bezahlt werden, wenn dies ausdrücklich angegeben wird.
Wie erstatte ich den Fahrpreis?
Für Geschäftsreisen gelten besondere Regeln. Nachfolgend sind die wichtigsten Bestimmungen aufgeführt. Einige Tarifverträge enthalten besondere Bestimmungen zu diesem Thema, auf die in diesem Artikel nicht näher eingegangen wird.
Inlandstourismus
Die Berechnung des Tagegeldes kann auf einer 24-Stunden-Regel oder auf Kalendertagen basieren (sofern dies in den Lohnfestlegungsregeln vorgesehen ist).
Tägliche Diäten
Das Tagesgeld für Inlandsreisen beträgt mehr als ein Zwölftel von € 26,40 für jede angefangene Stunde, wenn die Reise länger als drei Stunden dauert. 2,20 € pro Stunde, wenn die Reise mehr als elf Stunden dauert, wird der volle Tagessatz von 26,40 € fällig (Hinweis: Limit für 5 oder 15 Tage). Wenn ein Unternehmer zusätzliche Sätze bezahlt, ist er für die Lohnsteuer und die Sozialversicherung voll verantwortlich.
Nächtigungsgeld
Das Geld für die Unterkunft wird nur dann besteuert, wenn sie tatsächlich genutzt werden. Der Umstand einer Übernachtung muss grundsätzlich nachgewiesen werden.
Bei einer Entfernung von mindestens 120 km können Sie ohne Nachweis einen festen Preis von 15,00 Euro pro Nacht hinterlegen (das Frühstück wird also bezahlt), ohne Steuern zu zahlen. Dieser allgemeine Ansatz kann für maximal sechs Monate (183 Kalendertage) in einer bestimmten Gemeinschaft verwendet werden.
Beispiel (24 Stunden Regel)
Die Geschäftsreise beginnt am ersten Tag um 8:00 Uhr und endet am zweiten Tag um 16:30 Uhr. Neben einem Tagegeld von 26,40 Euro pro 24 Stunden und 19,80 Euro (= 9/12 von 26,40 Euro) ist die geprüfte Übernachtung inklusive Frühstück nicht steuerpflichtig. Wenn die Übernachtungskosten nicht nachgewiesen werden, sind € 15,00 nicht steuerpflichtig.
Reisen ins Ausland
Höchstsätze für Auslandsreisegeld für Bundesbedienstete können als Nacht- und Übernachtungsgeld für Auslandsreisen beantragt werden.
Diese Liste finden Sie unter:
Die Aliquotierung des Tagegeldes für Auslandsreisen ist dieselbe wie für Inlandsreisen (mehr als drei Stunden um 1/12 für die erste Stunde, maximal 12/12).
Missionen und ihre Auswirkungen auf die soziale Sicherheit sind komplexe Probleme, die in der Praxis nicht immer leicht zu lösen sind. Wenn ein Mitarbeiter eine Geschäftsreise begeht, verursachen zusätzliche Kosten für Reisen, Unterkunft oder Übernachtung normalerweise höhere Kosten als an einem „normalen“ Arbeitstag. Der Arbeitgeber ist jedoch verpflichtet, ihm diese zusätzlichen Kosten in Form von Reisekosten (Diäten) zu erstatten.
Das Allgemeine Sozialversicherungsgesetz (ASVG) regelt Folgendes (§ 49 (3) (1))
Daher sind alle diese Zahlungen nur dann kostenlos, wenn sie nicht besteuert werden (nicht steuerpflichtig).
Wann gibt es eine Befreiung von der Einkommensteuer?
In diesem Zusammenhang stellt das EStG fest, dass die bei einer Reise gezahlten Beträge als Reisekostenzuschuss (Reisekostenzuschuss, Kilometerzuschlag) und als Tag- und Nachtkostenzuschuss bis zu einem bestimmten Betrag steuerpflichtig sind.
Die Hauptanforderung ist, dass die Reise tatsächlich stattfinden wird. Das Konzept der Geschäftsreise wird durch das EStG geregelt, aber auch die Regelungen zur Abrechnung können solche Bestimmungen enthalten. Wenn die Bestimmung zur Lohnbildung eine besondere Regelung für den Begriff „Dienstreise“ enthält (§ 68 (5) (1) – (6)), gilt diese Bestimmung. Ist dies nicht der Fall, so gilt die Definition des EStG (= rechtliche Definition)!
INFO: Für genaue Details/Beratung wenden Sie sich sich bitte an eine Steuerberatung ihrer Wahl! Wir übernehmen keine Gewähr für die Angaben!
